Aby zapewnić sprawność i elastyczność łańcucha dostaw, a przy okazji zadbać o redukcję kosztów magazynowania, należy między innymi utrzymywać właściwy poziom zapasów. Jak to zrobić? Określenie tego procesu wymaga wielu działań logistycznych – u ich podstaw leży stała kontrola popytu na określone towary.

Co to jest poziom zapasów?

Samo pojęcie „poziomu zapasów” oznacza konkretną liczbę sztuk danego artykułu, która jest w danym momencie dostępna na magazynie. Co ważne, muszą to być towary wolne i gotowe do transportu – nie bierze się pod uwagę sztuk, które zostały już zamówione lub zarezerwowane. Ustalenie poziomu zapasów jest niezwykle istotne, ponieważ pozwala uniknąć wyczerpania zasobów. W przeciwnym wypadku występuje ryzyko braku możliwości realizacji zamówień, co przekłada się na straty finansowe dla przedsiębiorstwa.

Sposób ustalenia poziomu zapasów

Aby ocenić poziom zapasów, przeważnie zatrudnia się osoby na określone stanowiska – ich zadaniem jest stała kontrola kluczowych procesów logistycznych. Najważniejszym z mierzonych parametrów jest popyt na oferowane towary, dzięki któremu można określić potrzebny nakład towarów. Kontrola popytu pozwala na czas uzupełnić zapasy o konkretną liczbę produktów, by móc bez problemu i niepotrzebnych opóźnień realizować wszystkie bieżące zamówienia.

Precyzyjnie ustalony popyt pozwala bardzo szybko wykryć ewentualne problemy, a tym samym – pozbyć się ich na wczesnym etapie. Osoby zajmujące się ustalaniem poziomu zapasów muszą wziąć pod uwagę kwestie takie jak terminy zaopatrzenia i dostaw, elastyczność procesów produkcji, a także liczbę zbędnych towarów na stanie. W magazynie powinno znajdować się tylko to, co może zapewnić firmie przychód – jeśli poziomy zapasów są zapełniane przez niepotrzebne przedmioty, powinny one być szybko wyeliminowane. Nie może dojść do sytuacji, w której regały paletowe zapełnione są towarem, który jedynie zalega i nie jest zamawiany czy kupowany.

Wyliczając poziom zapasów, należy brać pod uwagę wiele czynników. Ważny jest nie tylko popyt czy czas dostawy, lecz także charakterystyka produktu oraz wskaźnik rotacji. Z takimi ustaleniami można skutecznie obliczyć nie tylko liczebność potrzebnego towaru, lecz także ilość miejsca na przechowywanie go. W ten sposób regały wspornikowe i inne konstrukcje będą wykorzystywane z pełną efektywnością, przechowując jedynie produkty, które generują przychód dla magazynu.

Ekologiczne, nowoczesne podejście do poziomu zapasów

W kwestii poziomu zapasów z perspektywy opłacalności i efektywności chodzi nie tylko o wysokość przychodów. Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim koszty magazynowania. Regały paletowe czy też regały wspornikowe zapełnione niepotrzebnym towarem nie tylko zmniejszają szansę na przychód, lecz także narażają cały magazyn na straty czy uszkodzenia. W każdej chwili obiekt może ulec uszkodzeniu – tym bardziej wtedy, gdy jest magazynowany przez dłuższy czas w miejscu, w którym odbywa się stały ruch.

Cyfrowa kontrola poziomu zapasów

Świetnym sposobem na kontrolę zapasów jest pilnowanie liczby towarów przy korzystaniu ze specjalnych stron oraz aplikacji. Z ich wykorzystaniem można swobodnie wprowadzać liczebność przedmiotów w magazynie, jak również definiować kanały dystrybucji. W ten sposób aplikacja jest w stanie samoczynnie obliczyć popyt, czas dostawy i wszelkie inne parametry, które pozwolą na efektywną pracę bez zwiększania kosztów. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się informatyczne systemy magazynowe (WMS). Oprócz gromadzenia informacji o popycie i śledzenia dostępności produktów możliwe jest określenie kosztów ich magazynowania, a nawet automatyczne zamawianie potrzebnych towarów. To rozwiązanie, które pozwala zwiększyć wydajność pracy i efektywność kosztową, jak również zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa.